Que faut-il inclure dans un email pour faire suite à notre conversation téléphonique

✅ Incluez un résumé clair de la conversation, les points d’accord, les prochaines étapes et une ouverture pour d’éventuelles questions ou clarifications.

Pour rédiger un email de suivi après une conversation téléphonique, il est essentiel d’inclure plusieurs éléments clés afin d’assurer la clarté et la pertinence de votre message. Tout d’abord, commencez par remercier la personne pour la conversation, puis résumez les points principaux abordés. Ensuite, précisez les prochaines étapes ou actions à entreprendre, et terminez par des informations de contact pour faciliter une réponse rapide.

Éléments essentiels à inclure dans votre email de suivi

Nous allons explorer en détail les éléments importants à considérer lors de l’écriture d’un email de suivi post-appel. Chaque point est crucial pour maintenir une communication claire et professionnelle. Voici les principaux éléments que nous allons aborder :

• Objet de l’email : Assurez-vous qu’il est clair et précis pour capter l’attention du destinataire.
• Salutation : Utilisez une salutation appropriée pour établir un ton professionnel.
• Remerciements : Exprimez votre gratitude pour le temps accordé durant la conversation.
• Résumé de la conversation : Rappel des points clés discutés pour éviter toute confusion.
• Prochaines étapes : Indiquez clairement les actions à suivre, que ce soit un rendez-vous, l’envoi de documents ou autres.
• Coordonnées : Fournissez vos informations de contact pour faciliter la réponse.
• Clôture : Terminez avec une formule de politesse appropriée.

1. Objet de l’email

L’objet de votre email doit refléter clairement son contenu. Par exemple : “Suite à notre conversation téléphonique” ou “Merci pour notre échange”. Cela aide le destinataire à comprendre rapidement le but de votre message.

2. Salutation

Utilisez une salutation adaptée, comme “Bonjour [Nom]” ou “Cher [Nom]”, selon votre relation. Cela crée une ambiance conviviale et respectueuse.

3. Remerciements

Exprimez votre gratitude pour le temps passé ensemble. Par exemple, « Je vous remercie d’avoir pris le temps de discuter avec moi aujourd’hui. » Cela renforce le rapport positif entre vous et le destinataire.

4. Résumé de la conversation

Faites un bref récapitulatif des principaux points abordés lors de l’appel. Cela aide à rappeler au destinataire les sujets discutés et montre que vous êtes attentif à ses préoccupations.

5. Prochaines étapes

Indiquez ce que vous attendez du destinataire ou les étapes suivantes que vous allez entreprendre. Par exemple, “Je vous ferai parvenir le document promis d’ici la fin de la semaine.”

6. Coordonnées

Assurez-vous d’inclure vos coordonnées complètes pour faciliter la réponse. Mentionnez votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, et, si pertinent, vos horaires de disponibilité.

7. Clôture

Terminez votre email par une formule de politesse, comme “Cordialement” ou “Bien à vous”, suivie de votre nom et éventuellement de votre titre et entreprise.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de rédiger un email de suivi efficace qui renforce votre communication et favorise une bonne relation professionnelle.

Résumé des points clés abordés lors de l’appel téléphonique

Lors de notre appel téléphonique, plusieurs éléments essentiels ont été discutés. Il est crucial de les résumer clairement dans votre email de suivi pour assurer une compréhension mutuelle et pour rappeler les engagements pris. Voici un aperçu des principaux points abordés :

1. Objectifs de la discussion

• Présentation des besoins : Nous avons discuté de vos attentes spécifiques concernant le projet.
• Délais : Nous avons convenu de calendrier de livraison à respecter.
• Budget : Une estimation budgétaire a été fournie et acceptée.

2. Actions à entreprendre

Il est également important de souligner les prochaines étapes que nous avons identifiées :

1. Recherche d’informations supplémentaires : Je vais collecter les données nécessaires d’ici la fin de la semaine.
2. Réunions de suivi : Nous avons convenu de programmer une nouvelle réunion pour le 15 septembre.
3. Documents à envoyer : J’enverrai le contrat préliminaire pour votre révision.

3. Questions et préoccupations

Enfin, nous avons abordé certaines préoccupations :

• Potentiel impact des délais sur le budget.
• Options alternatives en cas de retard.

Pour garantir que nous sommes tous sur la même longueur d’onde, il est conseillé d’être aussi précis que possible dans votre email. Assurez-vous de réitérer les points clés et de rappeler les engagements de chaque partie. Cela montre votre professionnalisme et votre sérieux dans la collaboration.

Exemple de résumé

Voici un exemple de la manière dont vous pourriez résumer les points clés dans votre email :

Objet : Suivi de notre appel téléphonique

Bonjour [Nom],

Merci pour notre échange téléphonique. Voici un résumé des points clés que nous avons abordés :

1. Objectifs de la discussion - Vos besoins spécifiques.
2. Délais - Calendrier de livraison convenu.
3. Budget - Estimation budgétaire acceptée.

Actions à entreprendre :
1. Je vais rechercher des informations d'ici la fin de semaine.
2. Réunion de suivi prévue pour le 15 septembre.
3. Envoi du contrat préliminaire pour révision.

N'hésitez pas à me contacter si vous avez d'autres questions.

Cordialement,
[Votre Nom]

Proposition de prochaines étapes ou actions à entreprendre

Après avoir eu une conversation téléphonique productive, il est essentiel de clarifier les prochaines étapes pour s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde. Voici quelques éléments à inclure dans votre email :

1. Récapitulatif des points clés

Commencez par faire un récapitulatif des points discutés durant l’appel. Cela montre que vous avez été attentif et que vous comprenez les besoins de votre interlocuteur. Par exemple :

• Objectif de la collaboration : Développer un nouveau produit ensemble.
• Délais : Finaliser les premiers prototypes d’ici deux mois.
• Ressources nécessaires : Équipes de développement et de marketing impliquées.

2. Actions spécifiques à entreprendre

Dressez une liste des actions spécifiques que vous proposez, en précisant qui en est responsable et les délais :

1. Établir un calendrier de réunions : Proposer des dates pour les prochaines rencontres (par exemple, tous les jeudis à 10h).
2. Création d’un document partagé : Mettre en place un Google Doc pour suivre l’avancement du projet.
3. Évaluation des matériaux nécessaires : Demander à votre interlocuteur de fournir une liste des ressources disponibles.

3. Suivi et évaluation

Indiquez comment vous allez suivre le progrès des actions convenues. Par exemple :

• Envoyer un email de suivi une semaine après pour vérifier l’avancement.
• Planifier une réunion de revue chaque mois pour évaluer les résultats.

Exemples de formulation d’email

Vous pouvez utiliser ces exemples pour structurer vos propositions d’étapes :

Exemple 1 : « Suite à notre conversation, je vous propose de nous rencontrer chaque jeudi à 10h pour faire le point sur l’avancement du projet. Qu’en pensez-vous? »

Exemple 2 : « Pour la création du document partagé, je vais le mettre en place d’ici demain et vous y inviter. »

Proposer des étapes claires et des actions concrètes dans votre email facilitera la collaboration et garantira que toutes les parties sont en phase. Assurez-vous de garder un ton professionnel, mais amical, pour encourager une communication ouverte.

Récapitulatif des engagements et délais convenus

Dans toute communication professionnelle, il est essentiel d’assurer un suivi clair et précis après une conversation téléphonique. Ce récapitulatif doit inclure les engagements pris par chaque partie ainsi que les délais convenus. Cela permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde et d’éviter toute confusion à l’avenir.

Exemple de Récapitulatif

Voici un exemple de ce que pourrait contenir un récapitulatif après un appel :

• Engagements pris :
  • Client : Fournir les documents requis d’ici le 15 mars.
  • Fournisseur : Envoyer la proposition révisée avant le 20 mars.
• Délais convenus :
  • Réunion de suivi prévue le 25 mars à 10h00.
  • Évaluation des propositions d’ici le 30 mars.

Points clés à inclure dans votre courriel

Lors de la rédaction de votre email, veillez à inclure les éléments suivants :

1. Introduction : Rappelez brièvement le contexte de l’appel.
2. Récapitulatif des engagements : Détaillez ce qui a été convenu.
3. Rappels de délai : Spécifiez les dates importantes à ne pas manquer.
4. Prochaines étapes : Indiquez clairement ce qui est attendu de chaque partie.

En formatant votre email de cette manière, vous montrez non seulement votre professionnalisme, mais également votre souci du détail, ce qui peut renforcer la confiance et la collaboration avec votre interlocuteur.

Importance de la clarté et de la précision

Un récapitulatif efficace est crucial pour plusieurs raisons :

• Réduction des malentendus : En énonçant clairement les engagements et les délais, vous minimisez les risques de confusion.
• Suivi simplifié : Cela permet à chaque partie de savoir exactement à quoi s’attendre et de se préparer en conséquence.
• Responsabilisation : Chacun est conscient de ses responsabilités et s’engage à respecter les délais convenus.

Un bon récapitulatif des engagements et délais dans votre email de suivi est un outil fondamental pour maintenir une communication efficace et professionnelle. Il contribue à des relations de travail solides et productives.

Remerciements et appréciation pour le temps accordé

Il est essentiel de commencer votre email de suivi par des remerciements sincères. Cela montre non seulement votre appréciation pour le temps que votre interlocuteur a consacré à la conversation téléphonique, mais cela contribue également à établir une relation positive et durable. Voici quelques conseils pratiques pour formuler vos remerciements :

• Personnalisez vos remerciements: Mentionnez spécifiquement un point important de la conversation. Par exemple, vous pourriez écrire : “Merci d’avoir partagé vos réflexions sur le projet X, cela m’a beaucoup aidé à mieux comprendre votre vision.”
• Exprimez votre intérêt: Faites savoir à votre interlocuteur que vous êtes enthousiaste à l’idée de travailler ensemble. Vous pourriez dire : “J’ai vraiment hâte de voir comment nous pouvons collaborer sur ce projet.”
• Utilisez un ton chaleureux: Un ton amical et respectueux crée une atmosphère positive. Par exemple, “C’était un plaisir d’échanger avec vous, et j’apprécie vraiment le temps que vous m’avez accordé.”

Exemple de message de remerciements

Voici un exemple d’email que vous pourriez utiliser pour remercier votre interlocuteur :

    
        Cher [Nom],
        
        Je tenais à vous remercier pour notre conversation d’hier. C'était un vrai plaisir d'échanger avec vous et d'en apprendre davantage sur vos objectifs. 
        J'ai particulièrement apprécié votre point de vue concernant [un sujet spécifique discuté].
        
        Je suis très enthousiaste à l'idée de collaborer ensemble et de contribuer à [mentionner un projet ou un objectif spécifique]. 
        Merci encore pour votre temps et votre disponibilité.
        
        Cordialement,
        [Votre nom]
    

Les statistiques qui parlent

Selon une étude de Salesforce, les emails de suivi augmentent les chances de réponse de 21% en moyenne. Cela souligne l’importance de commencer par des remerciements clairs et sincères dans votre message.

En intégrant ces éléments dans votre email, vous établissez un ton positif qui favorise la communication et renforce votre relation professionnelle.

Informations complémentaires ou documents pertinents à joindre

Lors de l’envoi d’un email de suivi après une conversation téléphonique, il est essentiel d’inclure des informations complémentaires qui peuvent renforcer votre message et faciliter la prise de décision. Voici quelques éléments à considérer lors de la préparation de votre email :

1. Documents à joindre

Joindre des documents pertinents peut apporter une valeur ajoutée à votre communication. Voici quelques exemples :

• Propositions : Si vous avez discuté d’une offre ou d’un projet, attachez un document décrivant les détails.
• Brochures : Pour donner plus de contexte sur vos produits ou services, n’hésitez pas à ajouter des brochures ou des fiches techniques.
• Rapports : Si vous avez des données de recherche ou des analyses qui soutiennent votre conversation, les inclure peut être très efficace.

2. Résumé de la conversation

Inclure un résumé clair des points discutés lors de l’appel peut aider à clarifier les attentes et à rappeler à votre interlocuteur les éléments importants. Voici un exemple de format :

3. Liens vers des ressources en ligne

Si vous avez mentionné des ressources en ligne lors de votre conversation, assurez-vous de les inclure dans votre email. Cela peut inclure des études de cas, des articles de blog, ou même des vidéos explicatives. Par exemple :

• Étude de cas sur un projet similaire : Lien vers l’étude de cas
• Article sur les tendances du marché : Lien vers l’article

4. Coordonnées de contact

Enfin, n’oubliez pas d’inclure vos coordonnées de contact à la fin de votre email. Cela facilite la prise de contact pour des questions ou des clarifications supplémentaires. Assurez-vous d’inclure :

• Votre nom
• Votre poste
• Numéro de téléphone
• Adresse email

En intégrant ces éléments dans votre email de suivi, vous maximisez vos chances de réussite et témoignez de votre professionnalisme. Rappelez-vous, la clarté et la concision sont essentielles pour une communication efficace.

Coordonnées et disponibilité pour des questions supplémentaires

Lorsque vous rédigez un email de suivi après une conversation téléphonique, il est crucial d’inclure vos coordonnées afin de faciliter la communication ultérieure. Voici quelques points à considérer :

Informations à inclure

• Numéro de téléphone : Assurez-vous d’indiquer le meilleur numéro à contacter, que ce soit sur un téléphone fixe ou mobile.
• Adresse email : N’oubliez pas d’inclure l’adresse email par laquelle vous avez envoyé ce suivi.
• Horaires de disponibilité : Précisez les moments où vous êtes le plus facilement joignable. Par exemple :
• Lundi à Vendredi : 9h00 – 17h00
• Samedi : sur rendez-vous

Exemple de formulation

Dans votre email, vous pourriez écrire :

“N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions supplémentaires. Vous pouvez me joindre au 06 12 34 56 78 ou par email à exemple@domaine.com. Je suis disponible du Lundi au Vendredi de 9h00 à 17h00.”

Importance de la disponibilité

En indiquant votre disponibilité, vous montrez votre engagement et votre volonté d’être accessible et de répondre rapidement aux préoccupations ou questions qui pourraient surgir. Cela favorise une relation positive et renforce la confiance entre vous et votre interlocuteur.

Conseils pratiques

• Restez professionnel : Utilisez un ton formel et courtois, même si votre conversation précédente était décontractée.
• Rappelez vos informations précédentes : Mentionnez brièvement de quoi vous avez parlé pour rafraîchir la mémoire de votre interlocuteur.

Tableau de disponibilité

En résumé, fournir vos coordonnées et votre disponibilité dans un email de suivi est essentiel pour maintenir une communication ouverte et assurer que les questions ou préoccupations puissent être résolues rapidement.

Questions fréquemment posées

Quelle est l’importance de faire un suivi par email ?

Le suivi par email permet de récapituler les points abordés durant la conversation, de clarifier les attentes et d’assurer un bon suivi de la relation.

Quels éléments doivent être inclus dans le suivi ?

Il est essentiel d’inclure un remerciement, un résumé des points clés discutés, les prochaines étapes, ainsi que des informations de contact.

Doit-on toujours faire un suivi après chaque appel ?

Il est conseillé de faire un suivi après des conversations importantes ou lorsque des décisions ont été prises, afin de maintenir la clarté.

Comment formuler son email de suivi ?

Rédigez votre email de manière concise et professionnelle, en utilisant un ton amical et en vous assurant que les informations sont claires.

Quand envoyer l’email de suivi ?

Il est préférable d’envoyer l’email dans les 24 heures suivant la conversation pour montrer votre engagement et votre réactivité.

Points clés pour un email de suivi efficace

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