✅ Remerciez pour l’appel, précisez les points discutés, confirmez les actions à venir et proposez une future rencontre. Assurez un ton professionnel et courtois.
Pour rédiger un email suite à un échange téléphonique, il est essentiel de faire preuve de clarté et de professionnalisme. Commencez par une salutation appropriée, puis rappelez brièvement le sujet de votre conversation. Exprimez votre gratitude pour le temps accordé et résumez les points clés discutés, en y ajoutant éventuellement des détails ou des engagements pris. Finalement, concluez par une formule de politesse adaptée.
Structure d’un email de suivi efficace
Nous allons explorer en profondeur la structure idéale d’un email de suivi après un appel téléphonique. Nous examinerons chaque section de l’email, fournirons des exemples concrets et mettrons en avant des recommandations pour maximiser l’impact de votre message.
1. Sujet de l’email
Le sujet doit être clair et pertinent. Par exemple, vous pourriez utiliser : « Suite à notre conversation du [date] ». Cela permet au destinataire de comprendre immédiatement le contexte.
2. Salutation
Utilisez une salutation professionnelle en fonction de votre relation avec le destinataire. Par exemple :
- Cher/Chère [Nom] si vous êtes en relation formelle.
- Bonjour [Nom] si la relation est plus informelle.
3. Introduction
Dans cette section, commencez par remercier le destinataire pour la conversation. Un exemple pourrait être :
« Je tiens à vous remercier pour notre échange téléphonique d’aujourd’hui. J’ai beaucoup apprécié notre discussion concernant [sujet]. »
4. Résumé et points clés
Faites un résumé des points abordés. Par exemple :
- Point 1: Discussion sur [détails]
- Point 2: Accord sur [détails]
- Point 3: Prochaines étapes, comme [détails]
5. Conclusion et prochaine étape
Terminez votre email en réaffirmant votre engagement et en précisant les prochaines étapes. Par exemple :
« Je suis impatient de travailler ensemble sur ce projet et je m’engage à vous envoyer les documents nécessaires d’ici [date]. »
6. Formule de politesse
Enfin, terminez par une formule de politesse adéquate, comme :
- Cordialement,
- Bien à vous,
- Sincèrement,
En suivant cette structure, vous vous assurez que votre email est à la fois professionnel et clair, ce qui facilitera la communication et renforcera vos relations professionnelles. Dans le reste de cet article, nous fournirons des exemples d’emails spécifiques et des conseils supplémentaires pour améliorer votre communication écrite.
Conseils pour structurer l’email de suivi après un appel
Rédiger un email de suivi après un appel téléphonique est une étape cruciale pour consolider les informations échangées et renforcer les relations établies. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à structurer votre message de manière efficace.
1. Objet de l’email
L’objet de votre email doit être clair et pertinent. Il doit donner au destinataire une idée précise du contenu de votre message. Par exemple :
- Suivi de notre appel du [date]
- Point concernant notre discussion sur [sujet]
2. Salutation
Commencez par une salutation respectueuse, en utilisant le nom du destinataire si possible :
Cher(e) [Nom],
3. Récapitulatif de l’appel
Dans le premier paragraphe, faites un bref récapitulatif de l’appel. Cela permet de rappeler à votre interlocuteur les points clés abordés. Par exemple :
Je tenais à vous remercier pour notre échange téléphonique d’aujourd’hui concernant [sujet]. Nous avons discuté des points suivants :
- Point 1 : [détail]
- Point 2 : [détail]
- Point 3 : [détail]
4. Prochaines étapes
Indiquez les prochaines étapes à suivre, ce qui montre votre engagement. Par exemple :
Comme convenu, je vais [action] et je vous tiendrai informé(e) d’ici [date].
5. Invitation à la discussion
Encouragez le destinataire à revenir vers vous pour toute question ou clarification :
Si vous avez des questions ou souhaitez ajouter quelque chose, n’hésitez pas à me contacter.
6. Clôture et remerciements
Terminez votre email par une formule de politesse et un remerciement :
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre Titre]
[Votre Société]
Exemple d’email de suivi
Voici un exemple concret d’email de suivi :
Objet : Suivi de notre appel du 15 octobre Cher(e) Jean, Je tenais à vous remercier pour notre échange téléphonique d'aujourd'hui concernant notre projet de collaboration. Nous avons discuté des points suivants : - Délais de livraison : 3 mois - Budget : 10 000€ - Points à clarifier : spécifications techniques Comme convenu, je vais vous envoyer le cahier des charges d'ici la fin de semaine et je vous tiendrai informé(e) de l'avancement. Si vous avez des questions ou souhaitez ajouter quelque chose, n'hésitez pas à me contacter. Cordialement, Marie Dupont
Chef de projet
Société XYZ
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger un email de suivi efficace qui renforce votre professionnalisme et votre engagement envers votre interlocuteur.
Exemples de phrases pour récapituler la discussion téléphonique
Lorsque vous rédigez un email suite à un échange téléphonique, il est essentiel de résumer clairement les points clés discutés. Cela permet de s’assurer que toutes les parties comprennent bien les actions à entreprendre et les attentes mutuelles. Voici quelques exemples de phrases que vous pourriez utiliser pour récapituler votre conversation :
1. Récapitulatif des points abordés
- Pour commencer, je voudrais récapituler les principaux points que nous avons abordés lors de notre appel.
- Nous avons convenu de réviser le contrat d’ici la fin de la semaine.
- Il a été décidé que je vous enverrais les documents nécessaires d’ici mercredi.
2. Confirmation des décisions prises
- Je vous confirme que nous avons pris la décision de poursuivre le projet avec la stratégie que vous avez proposée.
- Nous avons également convenu de nous retrouver à nouveau la semaine prochaine pour évaluer les progrès réalisés.
3. Actions à entreprendre
Il est crucial de mentionner les étapes suivantes après votre discussion. Voici quelques exemples :
- Veuillez me faire parvenir les données demandées d’ici la fin de la journée.
- Je vais préparer un document de synthèse et vous l’envoyer avant notre prochaine rencontre.
- N’oubliez pas de vérifier le calendrier pour notre rendez-vous prévu.
En utilisant ces phrases, vous assurez un suivi efficace et montrez votre engagement envers les objectifs discutés. N’hésitez pas à personnaliser ces exemples en fonction de votre conversation !
Questions fréquemment posées
Comment saluer dans un email professionnel ?
Commencez par une formule de politesse adaptée, comme « Bonjour [Nom] » ou « Cher/Chère [Nom] ». Ceci établit un ton respectueux et professionnel.
Quelle est la structure d’un email de suivi ?
Un email de suivi doit inclure une salutation, un remerciement pour l’échange, un résumé des points discutés et une conclusion avec une invitation à poursuivre la conversation.
Dois-je rappeler les points clés de l’appel ?
Oui, c’est recommandé. Cela montre que vous étiez attentif et permet de clarifier les éventuels malentendus. Soyez concis et précis.
Comment conclure poliment un email ?
Terminez par une formule de politesse, comme « Cordialement » ou « Bien à vous », suivie de votre nom et de vos coordonnées pour faciliter une réponse.
Quel ton utiliser dans l’email ?
Utilisez un ton professionnel et amical. Évitez le jargon, restez clair et direct pour que votre message soit bien compris.
Points clés à retenir
- Utilisez une salutation appropriée.
- Remerciez votre interlocuteur pour l’appel.
- Récapitulez les points importants discutés.
- Invite à poursuivre la discussion si nécessaire.
- Terminez par une formule de politesse.
Appel à l’action
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