Quel est le rôle d’un BTS Assistant de Gestion PME PMI 

✅ Le BTS Assistant de Gestion PME PMI forme des experts polyvalents en gestion administrative, comptable et commerciale pour dynamiser les PME.

Le rôle principal d’un BTS Assistant de Gestion PME PMI est de soutenir la gestion administrative, financière et commerciale au sein d’une petite ou moyenne entreprise (PME) ou d’une petite ou moyenne industrie (PMI). Il intervient en appui à la direction, aux responsables ou aux chargés d’affaires pour assurer la bonne organisation interne, la gestion des ressources et le suivi des activités. Sa fonction est à la fois polyvalente et opérationnelle, ce qui fait de lui un pilier essentiel dans le fonctionnement quotidien et la performance de l’entreprise.

Nous allons détailler en profondeur les missions clés confiées à un assistant de gestion dans une PME ou PMI. Nous aborderons ses responsabilités dans la gestion administrative, la gestion comptable et financière, le suivi commercial, ainsi que la communication interne et externe. Nous verrons également les compétences techniques et relationnelles requises, ainsi que les différents outils numériques qu’il maîtrise pour optimiser son travail. Cette présentation permettra de comprendre clairement pourquoi ce poste est indispensable au bon déroulement des opérations dans les entreprises de taille moyenne.

Les missions principales d’un BTS Assistant de Gestion PME PMI

Le titulaire du BTS Assistant de Gestion PME PMI assure de nombreuses tâches qui se répartissent généralement autour des axes suivants :

• Gestion administrative : organisation des réunions, gestion des courriers, accueil des clients et des fournisseurs, classement et archivage des documents.
• Gestion financière : suivi des facturations, gestion des paiements, préparation des budgets, suivi des comptes, relations avec les banques et les organismes financiers.
• Suivi commercial : gestion des commandes, mise à jour des bases clients, analyse de la concurrence, rédaction d’offres et suivi des devis.
• Communication interne et externe : coordination entre les différents services, rédaction de comptes-rendus, gestion des appels téléphoniques, organisation d’événements.

Les compétences clés

Pour remplir efficacement ces missions, l’assistant de gestion doit posséder :

• Une bonne maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels de gestion comptable et commerciale).
• Des compétences en gestion et en comptabilité pour assurer un suivi rigoureux des finances.
• Un sens aigu de l’organisation pour gérer les priorités et optimiser les processus internes.
• De solides capacités relationnelles pour communiquer avec les interlocuteurs internes et externes.

L’importance de l’assistant de gestion dans une PME PMI

Dans une PME ou PMI, les ressources sont souvent limitées, et l’assistant de gestion est un véritable couteau suisse. Son rôle polyvalent facilite la coordination des activités, la fluidité des échanges et la réactivité face aux besoins de l’entreprise. En allégeant la charge administrative et en fournissant des données fiables, il permet à la direction de se concentrer sur la stratégie et le développement.

Les principales missions et responsabilités d’un assistant de gestion PME-PMI

Le rôle d’un assistant de gestion PME-PMI est à la fois multifacette et essentiel pour le bon fonctionnement des petites et moyennes entreprises. Sa polyvalence lui permet d’intervenir dans plusieurs domaines clés, facilitant ainsi la gestion quotidienne et la mise en œuvre des stratégies de l’entreprise.

Gestion administrative et organisationnelle

Au cœur des activités d’un assistant de gestion se trouve la gestion administrative. Ses responsabilités comprennent :

• La gestion des dossiers clients et fournisseurs, assurant un suivi rigoureux des documents et des échanges;
• La planification et la coordination des agendas, permettant une organisation efficace des rendez-vous et réunions;
• Le traitement du courrier électronique et la gestion des communications internes, afin de garantir un flux d’information fluide dans l’entreprise;
• L’archivage des documents, qu’ils soient au format papier ou numérique, pour une traçabilité optimale.

Gestion financière

Dans la plupart des cas, l’assistant de gestion a une implication importante dans le suivi financier. Les tâches principales incluent :

• La préparation des factures clients et leur suivi jusqu’au paiement, un élément crucial pour la trésorerie de la PME;
• La gestion des paiements fournisseurs, vérifiant la conformité des factures et programmant les règlements;
• La saisie et le suivi des opérations comptables courantes, en collaboration avec le comptable ou le service comptabilité;
• L’établissement des budgets prévisionnels en coordination avec la direction.

Exemple concret :

Dans une PME de 50 employés spécialisée dans la fabrication de pièces mécaniques, l’assistant de gestion a mis en place un tableau de suivi mensuel des encaissements et décaissements. Ce tableau a permis d’identifier des retards de paiement récurrents chez certains clients et d’adapter la politique commerciale pour améliorer la trésorerie, augmentant ainsi la liquidité de 15% sur un semestre.

Support aux ressources humaines

Un autre volet important des missions est lié à la gestion des ressources humaines au quotidien :

• La gestion des contrats de travail, la préparation des documents administratifs liés à l’embauche;
• La tenue des dossiers du personnel et la mise à jour des informations légales;
• L’organisation des formations et le suivi des absences et congés;
• La participation au processus de recrutement en préparant des annonces et en coordonnant les entretiens.

Communication et relations externes

L’assistant de gestion veille également à entretenir une relation fluide avec les partenaires externes :

• La rédaction et l’émission de correspondances commerciales ou administratives;
• La gestion des appels téléphoniques et des contacts fournisseurs;
• Le suivi des commandes et des livraisons pour éviter toute rupture de stock;
• La préparation des réunions et des comptes-rendus destinés à la direction ou aux associés.

Compétences techniques et outils utilisés

L’efficacité d’un assistant de gestion dépend également de sa maîtrise des outils informatiques et des techniques de gestion. Les logiciels couramment utilisés incluent :

Pour conclure ce volet, il est indispensable que l’assistant de gestion PME-PMI soit organisé, rigoureux, et dispose d’un sens aigu de la communication afin d’assurer un soutien efficace dans toutes ces missions transversales.

Questions fréquemment posées

Quel est le principal rôle d’un BTS Assistant de Gestion PME PMI ?

Le principal rôle est de gérer les tâches administratives, financières et commerciales pour optimiser le fonctionnement d’une PME ou PMI.

Quelles compétences sont nécessaires pour réussir dans ce métier ?

Une bonne organisation, des compétences en comptabilité, gestion et communication sont essentielles pour assurer ce poste.

Quels sont les débouchés après un BTS Assistant de Gestion PME PMI ?

Le BTS permet d’accéder à des postes d’assistant de gestion, responsable administratif, ou de poursuivre des études supérieures.

Quelle durée de formation pour un BTS Assistant de Gestion PME PMI ?

La formation dure généralement deux ans, incluant des stages en entreprise pour une expérience pratique.

Peut-on se spécialiser après un BTS Assistant de Gestion PME PMI ?

Oui, il est possible de se spécialiser en gestion, comptabilité ou ressources humaines via des licences professionnelles ou écoles de commerce.

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